很多企業(yè)的辦公者都清楚，在開(kāi)一個(gè)會(huì)議之前，策劃的環(huán)節(jié)是必不可少的，這可以避免會(huì)議的時(shí)候手忙腳亂，在當(dāng)前社會(huì)很是普遍了，而今天我們要了解的知識(shí)就是會(huì)議策劃方面的知識(shí)。以下關(guān)于“會(huì)議策劃的流程介紹及其要點(diǎn)須知”的介紹。
【在做會(huì)議策劃時(shí)的步驟詳細(xì)講解】
1， 列出可供選擇的清單 必須制作一個(gè)會(huì)議場(chǎng)所清單表，清單表上需注明會(huì)議要求的所有重要條件，便于各個(gè)場(chǎng)所的比較和選擇。這一方面，也可以參考SINO-MEETING的會(huì)場(chǎng)搜索系統(tǒng)，該系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)將對(duì)選擇場(chǎng)地的過(guò)程，大大提高效率。
2， 根據(jù)清單綜合考慮會(huì)議類(lèi)型與場(chǎng)所的搭配 比如研究和開(kāi)發(fā)會(huì)議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境；重大的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰型會(huì)議一定要有檔次，要引人入勝；對(duì)于交易會(huì)和新產(chǎn)品展示會(huì)，需要選擇有展示空間的場(chǎng)所，會(huì)場(chǎng)交通必須便利等等。
3，親臨現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察 考察場(chǎng)地非常重要，要做好充分的準(zhǔn)備，要約見(jiàn)會(huì)議方及場(chǎng)地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問(wèn)題；要對(duì)會(huì)議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù)，在考察場(chǎng)地的時(shí)候，能問(wèn)到的問(wèn)題越多，今后出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)率就越低。
4、會(huì)議整體規(guī)劃 確定了場(chǎng)地，策劃的工作就進(jìn)入了快車(chē)道，通過(guò)以下步驟，整個(gè)會(huì)議策劃方案就會(huì)很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個(gè)會(huì) 議的流程和方案想象出來(lái)，越具體越好招開(kāi)策劃動(dòng)腦會(huì)。
這個(gè)會(huì)議上，你需要把專(zhuān)業(yè)的會(huì)議策劃人士找來(lái)，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員 找來(lái)，在你的草擬方案基礎(chǔ)上，展開(kāi)討論和動(dòng)腦落稿-再討論-修正-再討論。
一般，從稿的策劃書(shū)到落實(shí)的方案，如果策劃人員經(jīng)驗(yàn)到位的話，多3次 往返討論，就可以把方案細(xì)化到執(zhí)行層面，是否到了細(xì)化到了執(zhí)行面。
關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時(shí)間進(jìn)程表”“任務(wù)分工表”“物品清單”“成本分析表”這 幾張重要的執(zhí)行文件。
【會(huì)議策劃有哪些必要的事項(xiàng)需要特別注意】
（1）會(huì)議策劃應(yīng)及早籌劃與確定。提前確定邀請(qǐng)人員名單，提早發(fā)出邀請(qǐng)，以確保嘉賓可以出席。
（2）會(huì)議所要用到的物資應(yīng)該提前列出清單，交由專(zhuān)人保管和落實(shí)處理，避免物資遺漏或丟失。
（3）大型會(huì)議策劃參會(huì)人員規(guī)模較大，需要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的簽到區(qū)域，派專(zhuān)人對(duì)到會(huì)人員作身份驗(yàn)證和簽到工作。
（4）由多個(gè)公司或者機(jī)構(gòu)發(fā)起的活動(dòng)，事先要明確各自職責(zé)分工，避免多頭指揮。
（5）參會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)需要一定的時(shí)間，因此至少提前2-3小時(shí)開(kāi)始開(kāi)展簽到工作。
（6）對(duì)參會(huì)特別邀請(qǐng)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓應(yīng)提供專(zhuān)用的休息區(qū)域，由專(zhuān)人陪同，等到會(huì)議正式開(kāi)始的時(shí)候再引導(dǎo)入場(chǎng)。
（7）會(huì)議中如果需要采用PPT幻燈片播放的，應(yīng)該在會(huì)議開(kāi)始前就安排上傳到專(zhuān)用的PPT管理系統(tǒng)，通過(guò)試片室控制現(xiàn)場(chǎng)的播放與進(jìn)度，維持大會(huì)日程的順利進(jìn)行。
（8）設(shè)置醒目的提醒標(biāo)牌，提示參會(huì)人員將手機(jī)調(diào)為靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)。
（9）會(huì)議結(jié)束后，有序地組織進(jìn)場(chǎng)與離場(chǎng)，避免人員涌進(jìn)與涌出帶來(lái)的現(xiàn)場(chǎng)混亂和安全隱患。
以上關(guān)于“在做會(huì)議策劃時(shí)的步驟詳細(xì)講解”和“會(huì)議策劃有哪些必要的事項(xiàng)需要特別注意”的介紹，希望能讓您了解“會(huì)議策劃的流程介紹及其要點(diǎn)須知”帶來(lái)幫助。
