會議策劃屬于公關活動的一種，好的會議策劃，一定是對具體的執(zhí)行方案有深入的思考，具有可行性;一定是在某些方面有突破，有新意、有創(chuàng)意才行。據(jù)悉，現(xiàn)代的會議策劃人每年要花去幾千小時進行策劃活動，從簡單的培訓會到涉及幾千個與會者和幾百個參展人員的大型會展不等。
會議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據(jù)會議的目的借助一定的科學方法和藝術，為決策、計劃而構(gòu)思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會議效果。
會議策劃籌備組大致由以下成員組成：
籌備組組長：負責全過程的協(xié)調(diào)、安排工作。
后勤處：負責聯(lián)系各種會議所需的備品，包括聯(lián)系會場、攝影、投影及會議禮品、水果、鮮花等準備工作。
秘書處：負責整個會議的軟件部分，包括起草各種文檔、接待、協(xié)調(diào)等工作，這是至關重要的。
會議必備文件有以下幾個：《會議通知》、《嘉賓證(出席證)》、《會議服務指南》、《會議議程》、《會議注意事項》、《參會嘉賓通訊錄》、《籌備組通訊錄》等?！稌h通知》、《嘉賓證(出席證)》在會議召開一周前寄給參會人員,憑證出席，剩下的統(tǒng)一用會議文件袋裝好，備于會議前發(fā)給每個參會人員一份。
會務會議策劃包括以下流程：
1、印刷材料的設計制作
我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產(chǎn)一條龍服務;我們將根據(jù)會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷;我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。
2、會場預約
我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據(jù)會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點;我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前為您預約。
3、負責會場的布局，設備安裝調(diào)試
我們將根據(jù)會議的具體情況，為您設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節(jié);我們將根據(jù)您的需要，為您提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置;我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。
4、參會者的餐飲
我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點。
5、參會者業(yè)余時間的安排
我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式;我們可以為您設計專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供你選擇。
6、參會者的接送
我們將根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。
會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此，在會議策劃的每一個流程都需要仔細對待、面面俱到。
擁有優(yōu)秀的團隊，強大的活動行銷資源平臺與媒介，舞臺演藝等資源，策劃承辦各類禮儀慶典、商務會議、各類商業(yè)促銷活動等。我們將本著認真、負責和專業(yè)的態(tài)度最大限度的滿足您的要求，將您的活動和展示最有價值的體現(xiàn)!
