為什么很多的企業(yè)在舉辦會(huì)議的時(shí)候都會(huì)選擇會(huì)務(wù)公司呢？因?yàn)闀?huì)務(wù)公司會(huì)合理的統(tǒng)籌資源、體系化的安排好工作，以此來(lái)保障會(huì)務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行，下面我們就來(lái)說(shuō)一說(shuō)會(huì)務(wù)公司的職能作用以及其對(duì)活動(dòng)流程是如何安排的。
會(huì)務(wù)公司的職能作用
１、會(huì)務(wù)公司的職能
會(huì)務(wù)公司是面向各種類型的會(huì)議、活動(dòng)等開(kāi)展服務(wù)的公司，通過(guò)提供優(yōu)異的服務(wù)來(lái)獲取利益繼而謀取更長(zhǎng)久的發(fā)展。它的業(yè)務(wù)多為基礎(chǔ)且細(xì)節(jié)的部分，包括會(huì)議場(chǎng)所的確定與搭建、提供基礎(chǔ)服務(wù)、準(zhǔn)備所需的活動(dòng)等，做好會(huì)議所需要的各方面的內(nèi)容。
２、會(huì)務(wù)公司發(fā)展的基礎(chǔ)
這類公司的發(fā)展基礎(chǔ)是市場(chǎng)的需要，即開(kāi)展各種活動(dòng)需要專業(yè)的服務(wù)公司，需要專業(yè)人士來(lái)進(jìn)行各方面的工作。這是它發(fā)展的基礎(chǔ)同樣也提醒著公司的人員，要以更加專業(yè)的面貌去開(kāi)展工作，并且一定要提供專業(yè)的服務(wù)，為各類活動(dòng)貢獻(xiàn)自己的力量。以此才能夠收獲更好的工作效果，創(chuàng)造更大的價(jià)值。
３、會(huì)務(wù)公司的作用
這類公司以為會(huì)議及活動(dòng)開(kāi)展服務(wù)為主，以專業(yè)的工作能力幫助會(huì)議的主辦方解決了場(chǎng)地的挑選與搭建工作，同時(shí)還提供了類型各異的服務(wù)內(nèi)容，以滿足不同類型活動(dòng)的需要。這些細(xì)節(jié)部分的工作都無(wú)一例外的推動(dòng)了會(huì)議與活動(dòng)更好的開(kāi)展。
４、會(huì)務(wù)公司的發(fā)展
針對(duì)層出不窮的各種類型的活動(dòng)，會(huì)務(wù)公司也要不斷的進(jìn)行改進(jìn)與發(fā)展，通過(guò)學(xué)習(xí)新技術(shù)等，更好的應(yīng)對(duì)活動(dòng)所需。公司要想獲得長(zhǎng)久的發(fā)展，一定要不斷的接受新知識(shí)，并且提升培訓(xùn)員工的標(biāo)準(zhǔn)，以更好的推動(dòng)公司的發(fā)展。
會(huì)務(wù)公司的活動(dòng)流程是如何安排的
一、會(huì)務(wù)服務(wù)公司會(huì)議前期籌劃
?。?、確定會(huì)議主題→確定議事日程→確定參會(huì)人選
?。?、會(huì)前通知：通知參會(huì)人員
３、方式：電話通知或書(shū)面通知
?。础?nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員范圍、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)期、報(bào)到地點(diǎn)、要求（筆記等等）
?。?、注意：通知后需落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并及時(shí)記錄→確定最后參會(huì)人員
?。丁⒔y(tǒng)計(jì)制作參會(huì)人員名單，包括參會(huì)人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)，并最后按照其職務(wù)統(tǒng)計(jì)分類；
?。贰⒔y(tǒng)計(jì)交通路線，到達(dá)時(shí)間，飛機(jī)或火車，安排接送，詳細(xì)寫(xiě)清楚參會(huì)人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)、電話；聯(lián)系酒店：聯(lián)系房子、預(yù)定房子（數(shù)量、類型、時(shí)間、價(jià)格）→聯(lián)系會(huì)議室 會(huì)議廳（容量、時(shí)間、設(shè)備、價(jià)格）→餐飲安排
?。?、是否需要在會(huì)議時(shí)準(zhǔn)備茶點(diǎn)，是否需要在會(huì)后安排１個(gè)宴會(huì)，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌
二、會(huì)務(wù)服務(wù)公司會(huì)議準(zhǔn)備材料
１、領(lǐng)導(dǎo)講話稿；
?。?、發(fā)放資料：會(huì)議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人１份）、其他文件、房卡等等；
?。?、會(huì)議設(shè)備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設(shè)備；
三、會(huì)務(wù)服務(wù)公司場(chǎng)地布置
?。?、會(huì)議橫幅
?。?、主席臺(tái)的安排：誰(shuí)？幾個(gè)人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個(gè)分店（部門）的來(lái)的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），１個(gè)團(tuán)隊(duì)１個(gè)區(qū)域。
３、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試的人員，會(huì)場(chǎng)都要作好安排?。ㄔO(shè)備最好準(zhǔn)備２套以上）
?。础⑷绻l(fā)放獎(jiǎng)品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺(tái)的時(shí)間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會(huì)前是否進(jìn)行過(guò)演練？
?。?、非常重要的會(huì)議，請(qǐng)速記員。
?。丁?guó)際性會(huì)議，準(zhǔn)備同音翻譯。
?。贰⒅С鲱A(yù)算：文件資料、路費(fèi)、房子、餐飲、會(huì)議場(chǎng)地租借、相關(guān)設(shè)備及現(xiàn)場(chǎng)布置都需要花錢，大概多少費(fèi)用也要在方案結(jié)尾概算１下。
四、會(huì)務(wù)服務(wù)公司、會(huì)議后期：
?。?、退房：結(jié)賬，收回房卡安置好不能及時(shí)離開(kāi)的與會(huì)者。
?。?、送站：根據(jù)返程時(shí)間，統(tǒng)籌規(guī)劃，送參會(huì)人員
?。?、會(huì)議照片：如有人需要，抽時(shí)間拷給他們，會(huì)后郵件發(fā)送很不方便
?。础⑹帐埃簳?huì)議物品，避免忙中出錯(cuò)，遺漏東西
?。怠⒄頃?huì)議記錄，總結(jié)為會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，分析不足之處，保留不錯(cuò)環(huán)節(jié)
會(huì)務(wù)公司具有它獨(dú)特的價(jià)值，同時(shí)也滿足了人們對(duì)于會(huì)務(wù)會(huì)議中的一些需求，希望上面這篇“會(huì)務(wù)公司的職能作用及其活動(dòng)流程是如何安排的”這篇文章可以幫助到大家！
